Conseils rapides pour limiter l’envoi de courrier à un mauvais destinataire

Gérer une boîte mail n’est pas aussi simple que de retirer votre courrier de votre boîte aux lettres ou aller à la poste. Aujourd’hui, chacun possède au moins une adresse mail, un compte de messagerie et reçoit toutes sortes d’informations tant personnelles que professionnelles et commerciales. Cependant, combien savent utiliser leur messagerie à bon escient ? Combien sont capables de connaître et optimiser les fonctionnalités dont elle dispose ? Grâce à sfr mail, vous bénéficiez d’un outil de messagerie complet, ordonné et qui vous guide vers l’essentiel dont vous avez besoin. Voulez-vous en savoir plus ? Cliquez sur le lien. Malgré toutes les avancées technologiques, il reste tout de même un problème de taille à régler en ce qui concerne les emails. Nous avons déjà tous reçu ou expédié un courriel au mauvais destinataire ou pire, envoyé une liste complète de contacts à la mauvaise personne en l’y incluant par erreur. Comment éviter ce genre de faux pas gênant, tant pour l’expéditeur que pour les destinataires dont les contacts ont été transmis sans leur consentement ? Notre article ci-dessous vous apporte quelques solutions à tester.
 

Embarrassant

L’Agence néerlandaise de protection des données est chargée de superviser la remise correcte des données personnelles. Cette agence doit être informée lorsqu’une violation des données personnelles se produit. Il est donc particulièrement douloureux de constater qu’elle est elle-même responsable d’une fuite de données. Il y a plus d’un an, l’agence a envoyé un communiqué de presse à plusieurs journalistes, mais a utilisé la copie carbone (ou champ CC) au lieu de la copie carbone invisible (BCC) dans sa solution de messagerie. Maintenant, chaque destinataire était au courant des autres destinataires, y compris de leur adresse e-mail. On m’a récemment rappelé cette situation. Ce n’est qu’un exemple parmi d’autres d’informations envoyées au mauvais destinataire (pas seulement une confusion BCC vs CC). Cela m’a fait réfléchir sur la façon dont vous pourriez aider à limiter ces inconvénients avec quelques solutions faciles et rapides. La meilleure chose est que vous pouvez les mettre en œuvre immédiatement et que vous n’en saviez peut-être même pas l’existence !

Le MailTip destinataire externe

Il n’y a pas d’avertissement direct lorsqu’un utilisateur a utilisé le champ CC. Toutefois, dans ce cas, le MailTip destinataire externe aurait pu avertir les expéditeurs. Dans la plupart des clients, une info-messagerie s’affiche quand un destinataire externe est ajouté dans un champ de destinataire et avant l’envoi du courrier. Cela n’aurait pas empêché ce cas spécifique, mais aurait pu alerter l’expéditeur pour qu’il vérifie s’il gère correctement les destinataires externes. Vous pouvez l’activer avec la cmdlet Set-OrganizationConfig : 

• Set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $True.

 Cela dépend toujours du fait que l’utilisateur le remarque et agisse, mais c’est certainement utile si la correspondance par mail a beaucoup de destinataires ou si une adresse mail privée de votre collègue a été accidentellement ajoutée.

Définir le seuil de grande audience

Un autre détail utile serait un autre MailTip : le seuil de grande audience. Si un groupe de distribution contient trop de destinataires sélectionnés (internes et externes), un MailTip avertit l’utilisateur avant l’envoi. L’expéditeur peut alors encore revoir la liste des destinataires. La valeur par défaut est de vingt-cinq destinataires, mais vous pouvez la modifier avec le cmdlet Set-OrganizationConfig :

• Set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 20

Création de Mailtips personnalisés

Vous pouvez ajouter un Mailtip sur chacun de presque tous les objets activés par messagerie. Vous pouvez le définir via le centre d’administration Exchange ou via PowerShell : 

• Set-Mailbox -identity <Identity> ; -MailTip « Ceci est un mailtip par défaut »

Ceci est précieux si vous avez besoin d’avertissements sur des objets internes spécifiques sans rapport avec le nombre de destinataires que vous avez entré. Au lieu de Mailbox, vous pouvez utiliser MailUser, MailContact, DistributionGroup et DynamicDistributionGroup. Vous pouvez également ajouter des MailTips spécifiques à une région si nécessaire. Ayant donné quelques exemples de MailTip, l’inconvénient est que les utilisateurs les filtreront s’ils sont trop utilisés. Les MailTips ne s’affichent que dans les clients Microsoft (Outlook Desktop, On the Web et Mobile), pas dans les clients utilisant Exchange ActiveSync ou les applications de ligne d’affaires utilisant le relais SMTP. Nous pourrions avoir besoin d’autres outils dans ces scénarios.

Règles de modération ou de transport

Pour les communications formelles comme mon exemple dans l’intro, Outlook pourrait ne pas être le meilleur outil. Il existe des outils de publipostage ou des services spécifiques qui conviendrait mieux. Hélas, ceux-ci ont un coût et il existe des alternatives à plus petite échelle dans Exchange. Je pense à l’approbation ou à la modération des messages. Avec la modération, vous demandez à quelqu’un d’autre de vérifier le courrier avant qu’il ne soit envoyé. Il vaut la peine d’étudier ce que les règles de transport peuvent offrir, alors expérimentez-les (dans votre laboratoire/locataire de test) et lisez comment Microsoft suggère de les mettre en œuvre pour des scénarios courants.

En conclusion

Il existe évidemment des solutions plus avancées pour empêcher des fuites de données. La prévention en fait partie, bien que cela soit plus axé sur le contenu et certainement pas infaillible. La gestion des droits de l’information définit des autorisations explicites pour les courriers et les documents. L’inconvénient est que ces solutions sont plus complexes, coûtent des licences supplémentaires et ont leurs propres avantages et inconvénients.